La facturación electrónica: beneficios para las empresas

Por Sebastián López

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, la optimización de la facturación electrónica se ha convertido en una necesidad crucial y una obligación para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). La implementación efectiva de esta tecnología no solo agiliza, también optimiza los procesos administrativos, garantiza la integridad y autenticidad de las transacciones comerciales, facilita una mayor transparencia y control fiscal, contribuyendo al cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Desde la implementación de la factura electrónica en 2019, según la DIAN, hay más 1.168.000 empresas que facturan electrónicamente y a diario transmiten más de 10 millones de documentos. Además, un estudio realizado por la Cámara de Comercio de Bogotá se observó que las pymes que implementaron la facturación electrónica lograron una reducción de costos de hasta el 50 %, en comparación con la facturación física.

«No adherirse a estos procesos puede resultar en sanciones o multas equivalentes al 5% de las operaciones registradas. Además, la falta de actualización en la facturación electrónica puede provocar retrasos en la gestión documental, afectar la transparencia financiera y dificultar la conciliación contable. Adaptarse a la facturación electrónica es una inversión estratégica que no solo evita sanciones, sino que también impulsa la eficiencia y la competitividad empresarial», afirma David Ortiz, CEO de Siigo.

La facturación electrónica está transformando los procesos financieros, y las tendencias actuales incluyen software de facturación electrónica gratuita, herramientas tecnológicas para ventas y atención al cliente (como Siigo POS), seguridad mejorada y cumplimiento normativo, entre otras. Estas prácticas optimizan la eficiencia y promueven la sostenibilidad al reducir el uso de papel.

El uso de proveedores electrónicos se ha convertido en una de las opciones preferidas por los empresarios colombianos para mantener su contabilidad al día, fortalecer su rentabilidad y cumplir con sus obligaciones a tiempo. Para aquellos que aún no han implementado la facturación electrónica en sus empresas, Siigo comparte a continuación cómo pueden beneficiarse al adoptar este tipo de tecnologías en los procesos y formatos tributarios de las facturas electrónicas de las empresas, tales como:

• Ahorro de costos directos (eliminación del papel y de procesos de impresión, envío y almacenamiento). Lo que se traduce en un ahorro casi del 90% frente a la factura tradicional.
• Incremento de la productividad en áreas administrativas. Esto se da gracias a la automatización de procesos operativos con el fin de cumplir fiscalmente mientras obtienes más tiempo para realizar actividades de análisis de información para mejor toma de decisiones.
• Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas. El origen electrónico del documento permite integrarlo automáticamente en el sistema, por ende, en su contabilidad, se sincroniza la información, y esta queda lista.
• Disminución de errores humanos. Gracias a procesos de automatización, integración y transmisión automática al cliente, se logra disminuir los errores a la hora de entregar información detallada y correcta.
• Mayor seguridad. Al emplear sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de la documentación fiscal electrónica.
• Almacenamiento ágil, seguro y legal. El resguardo de la documentación original y firmada se efectúa en el tiempo establecido por la legislación vigente, se disminuyen los costos de almacenamiento y se facilita la consulta de las transacciones más antiguas.